Sobald die Belege digital erfasst sind, kommt die Frage: Darf ich das Papier jetzt wegwerfen? Grundsätzlich ja – aber nicht einfach so. Entscheidend ist nicht, dass Sie eingescannt haben, sondern wie Sie aufbewahren.
Die Frist: Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz sind zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR). Die Frist beginnt nicht mit dem Datum des Belegs, sondern mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Ein Beleg vom Januar 2026 ist bei einem Kalendergeschäftsjahr also bis Ende 2036 aufzubewahren.
Elektronisch ist zulässig: Das Gesetz erlaubt die Aufbewahrung auf Papier, auf elektronischen Datenträgern oder in vergleichbarer Form – vorausgesetzt, die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen ist gewährleistet und die Unterlagen können jederzeit wieder lesbar gemacht werden.
Die Ausnahme, die oft übersehen wird: Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht müssen schriftlich und unterzeichnet aufbewahrt werden. Diese beiden Dokumente wandern nicht ins rein digitale Archiv – hier bleibt das unterschriebene Exemplar massgebend.
Die GeBüV und die Unveränderbarkeit: Die Geschäftsbücherverordnung verlangt, dass die Integrität der Daten über die ganze Aufbewahrungsdauer sichergestellt ist. Unveränderbare Datenträger gelten ohne Zusatzanforderungen als zulässig. Veränderbare Datenträger – also der normale Server oder Cloud-Speicher – sind nur zulässig, wenn technische Verfahren die Integrität sicherstellen: typischerweise digitale Signaturen, Zeitstempel und eine lückenlose Protokollierung der Zugriffe und Änderungen.
Was in der Praxis am häufigsten fehlt, ist nicht die Technik, sondern die Dokumentation: Die GeBüV verlangt, dass die eingesetzten Verfahren und Organisationsabläufe beschrieben sind. Wer die Ablage nie dokumentiert hat, steht bei einer Kontrolle schlechter da als jemand mit einem einfachen, aber beschriebenen Prozess.
Sonderfall Mehrwertsteuer: Unterlagen, die den Vorsteuerabzug und den Eigenverbrauch bei unbeweglichen Gegenständen betreffen, sind 20 Jahre aufzubewahren (Art. 70 Abs. 3 MWSTG). Wer eine Liegenschaft im Geschäftsvermögen hält, umbaut oder umnutzt, sollte diese Dossiers von Anfang an getrennt und langfristig ablegen.
Lesbarkeit über zehn Jahre ist ein eigenes Thema. Ein Dateiformat, das heute selbstverständlich ist, kann in zehn Jahren Mühe machen. Bewahren Sie Belege in verbreiteten, langlebigen Formaten auf und prüfen Sie bei jedem Systemwechsel, ob der Altbestand mitgenommen wird – der häufigste Datenverlust passiert nicht durch einen Defekt, sondern durch einen Softwarewechsel.
Unsere Empfehlung für den Übergang: Vernichten Sie Papier erst, wenn der digitale Prozess läuft und beschrieben ist. Im ersten Jahr der Umstellung lohnt es sich, die Originale zusätzlich physisch zu behalten. Das kostet eine Schachtel Platz und erspart im Zweifelsfall sehr viel Aufwand. Dokumente, bei denen das Original selbst Rechtswirkung hat – etwa Urkunden und Wertpapiere – gehören ohnehin nie in den Schredder.
Wo Pontora hilft – und wo nicht: Die App ist Ihre Erfassungs- und Ablageschicht. Belege werden mobil aufgenommen, per Texterkennung ausgelesen, strukturiert abgelegt und sind jederzeit auffindbar; der Export als PDF, XML oder CSV stellt sicher, dass Sie den Bestand jederzeit herausziehen können. Die revisionssichere Archivierung der verbuchten Daten liegt daneben bei Ihrer Buchhaltungssoftware und Ihrem Archiv. Ob Ihre konkrete Ablage die Anforderungen der GeBüV erfüllt, ist eine Einzelfallfrage – pauschale Zusicherungen gibt es dazu seriöserweise nicht.
Genau das schauen wir mit Ihnen an: welche Unterlagen bei Ihnen anfallen, welche Frist gilt, was digital genügt und was physisch bleiben muss. Die Haus der Finanzen GmbH begleitet KMU beim Umstieg auf die digitale Belegablage – inklusive der Dokumentation, die am Ende den Unterschied macht. Kontaktieren Sie uns für ein kostenloses Erstgespräch.