Die meisten KMU scheitern nicht an der Buchhaltung selbst, sondern an den Belegen davor. Quittungen liegen im Portemonnaie, Rechnungen im Mailpostfach, Kreditkartenbelege im Handschuhfach – und im Januar kommt alles auf einmal. Genau diesen Schritt nimmt Ihnen eine App ab. Hier lesen Sie, wie das mit Pontora konkret abläuft.
Schritt 1 – Beleg aufnehmen: Sie fotografieren die Quittung direkt nach dem Einkauf mit dem Smartphone, laden ein PDF aus dem Mail hoch oder scannen ein Dokument. Das dauert wenige Sekunden und passiert dort, wo der Beleg entsteht – nicht drei Wochen später am Schreibtisch.
Schritt 2 – Texterkennung: Die automatische Texterkennung (OCR) liest die relevanten Angaben aus dem Bild: Datum, Betrag, Lieferant. Sie müssen nichts abtippen. Was die Erkennung nicht sicher liest, korrigieren Sie mit zwei Fingertipps – das ist deutlich schneller, als ein leeres Formular auszufüllen.
Schritt 3 – Ablage: Der Beleg landet strukturiert in Ihrer digitalen Ablage und ist ab diesem Moment für uns sichtbar. Sie müssen nichts versenden, nichts einscannen, nichts in einen Ordner heften. Der Weg vom Beleg zur Buchhaltung entfällt komplett.
Schritt 4 – Verbuchung: Unsere Treuhänder kontieren und verbuchen den Beleg in Abacus oder Bexio – je nach Grösse und Anforderungen Ihres Betriebs. Rückfragen stellen wir direkt beim betroffenen Beleg, statt eine Sammelmail mit zwanzig Punkten zu schreiben, die niemand gerne beantwortet.
Warum sofort erfassen wichtig ist: Thermopapier verblasst. Eine Tankquittung vom März ist im Dezember oft nicht mehr lesbar – und ein unleserlicher Beleg ist steuerlich wertlos. Wer im Moment des Kaufs fotografiert, hat dieses Problem nie. Das ist der am meisten unterschätzte Vorteil der mobilen Erfassung.
Mitarbeitende erfassen selbst: Spesenbelege müssen nicht mehr gesammelt, kuvertiert und weitergereicht werden. Ihre Mitarbeitenden laden sie direkt hoch. Aufgaben lassen sich zuweisen und per Push-Nachricht anstossen – etwa, wenn zu einem Beleg noch eine Angabe fehlt.
Digitales Kassenbuch: Einnahmen und Ausgaben werden laufend erfasst, der Saldo ist jederzeit sichtbar, Belege werden direkt erkannt. Für Betriebe mit viel Bargeldverkehr – Gastronomie, Detailhandel, Coiffure – ist das der Punkt, an dem die Buchhaltung am häufigsten auseinanderfällt. Ein sauber geführtes Kassenbuch erspart Ihnen unangenehme Fragen bei einer Kontrolle.
Personal an einem Ort: Onboarding, Profile, Verträge und Dokumente der Mitarbeitenden liegen im selben System. Für die Lohnbuchhaltung heisst das: Wir arbeiten mit den aktuellen Angaben, statt sie jedes Mal nachzufragen.
Ihre Daten bleiben Ihre Daten: Der Bestand lässt sich als PDF, XML oder CSV exportieren. Eine App, aus der Sie nicht wieder herauskommen, wäre keine gute Lösung – weder für Sie noch für uns.
Was sich dadurch im Alltag ändert: Sie geben keine Ordner mehr ab. Sie sehen Ihre Zahlen laufend und nicht erst im April des Folgejahres. Und wenn eine Finanzierung, eine MWST-Abrechnung oder eine Steuererklärung ansteht, sind die Unterlagen bereits da.
Zwei Tipps aus der Praxis: Erstens eine feste Routine – zehn Minuten am Freitagnachmittag reichen in den meisten Betrieben für die ganze Woche. Zweitens: Das Erfassen ersetzt das Bezahlen nicht. Eine fotografierte Kreditorenrechnung ist noch keine ausgeführte Zahlung – behalten Sie Zahlungsfristen und Skonti im Blick.
Die Haus der Finanzen GmbH richtet Pontora für Sie ein, schult Ihr Team und übernimmt die laufende Buchhaltung dahinter. Die App gibt es für iOS und Android, der Zugang läuft auch im Browser. Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch – wir zeigen Ihnen den Ablauf an Ihren eigenen Belegen.